Cartas Comerciales

Existen varios estilos para escribir una carta.  Estos estilos varían en la forma de colocar las diferentes partes de la carta.  Los más usados son:

1. Bloque Extremo
2. Bloque Modificado
3. Bloque Modificado con Párrafos Sangrados

A continuación un modelo de cada una.

Carta Bloque Extremo

15 de septiembre de 2010




Srta. Migdalia López
Urb. Santa Elena
H-3 Calle 7
Aguas Buenas, PR 00703

Estimada clienta:

Usted que quiere mantener muy alto su nivel cultural, sabe que cuenta con el apoyo de Búsqueda, revista que contiene excelente artículos y reportajes.

Comparta su buen gusto por la lectura en español y aproveche la oportunidad de ahorrar en sus obsequios navideños. Sólo escriba en el cupón de obsequio los datos de la persona a quien desea alagar, con una excelente subscripción a Búsqueda y envíelo inmediatamente en el sobre de respuesta pagada adjunto.

Atentamente,



Delia Rey
Gerente General

yrg

Anejo

Carta Bloque Modificado

                                                                                    15 de septiembre de 2010



Sra. Delia C. Arroyo
123 Calle 1
Carolina, PR 00979

Estimada clienta

Inauguramos una nueva tienda en su poblado. Nos sentimos parte integral de esa comunidad y esperamos poder servirles con la atención, la calidad de mercancía y la distinción que ha caracterizado a esta institución durante los 100 años que llevamos sirviendo a su país.

Deseamos darle la bienvenida a nuestra familia de Clientes y Amigos y nos complace informarles que hemos aprobado, para su uso, nuestra tarjeta de crédito. Sólo tiene que llenar la solicitud adjunta en todas sus partes, firmarla y devolvernos la misma. Tan pronto recibamos la solicitud le enviaremos su tarjeta Unicuenta por correo.

                                                                                     Atentamente



                                                                                    Orlando Álvarez
                                                                                    Gerente, Departamento de Crédito

yrg

Anejo

P.D. Si usted ya tiene cuenta con nosotros envíenos la solicitud llena en todas sus partes para actualizar nuestros archivos.

Carta Bloque Modificado con Párrafos Sangrados

                                                                                     15 de septiembre de 2010



Sra. Sonia Ríos
PO Box 5610
San Juan, PR 00936

Estimada amiga:

     Próximamente inauguraremos el nuevo concepto de Súper Comisaria. Este nuevo concepto está diseñado para vender tanto al detal como al por mayor para beneficio del consumidor y del detallista. Nuestras facilidades están localizadas en el centro Plaza Norte, Carretera PR 2, en Manatí.

      Le incluimos una solicitud para su tarjeta de cortesía. Esta tarjeta hará más fácil la aprobación de su cheque, al momento de pagar sus compras, y usted economizará tiempo.

      Por favor complete la información requerida en la solicitud y envíela a Plaza Norte, K-14, Manatí, PR 00787 o hágala llegar a algunas de nuestras tiendas localizadas en Manatí.

      Esperamos poder servirles pronto.

                                                                                      Cordialmente,



                                                                                       Yalixa Rodríguez
                                                                                       Presidente

yrg

Anejo

¿Qué son los Memorandos?

Los Memorandos son una comunicación interna utilizada en y entre las oficinas, divisiones o departamentos de una compañía privada o pública.  Esta comunicación es de tipo informal.

A continuación les presento un modelo tradicional y uno simplificado o moderno.

Memorando Tradicional

MEMORANDO

A: Sr. Reynaldo Cáceres, Director Oficina de Personal

P/C: Lcdo. Juan A. Blanco Abreu, Director Ejecutivo

DE: José E. Arzuaga, Director Departamento de Seguros

FECHA: 15 de septiembre de 2010

ASUNTO: NOMBREMIENTO DE PERSONAL SUSTITUTO

Por motivo de la Licencia Sin Sueldo aprobada a la Sra. Carmen Andújar, solicitamos el nombramiento de un Oficinista por un período provisional. Dicho nombramiento deberá extenderse hasta el regreso de la señora. Andújar.

El trabajo principal del empleado que sustituya a la señora. Andújar, consistirá en la preparación de comprobantes de remesa y notificaciones de cobro de prima a los socios.

Espero se hagan las gestiones pertinentes para que se nombre el personal sustituto necesario y no se afecte el funcionamiento de nuestra oficina durante la ausencia de la señora. Andújar.

yrg

Memorando Simplificado

Membrete

9 de mayo de 2011




Sr. Pedro Moreno, Contratista del Departamento de Mantenimiento

Sr. Juan Torres, Director de Finanzas

BONIFICACION

Adjunto le enviamos un cheque por $500, por la remodelación de los cubículos en el área de Recursos Humanos. Esta bonificación especial es una premiación de la empresa por su dedicación y esmero para que ese trabajo se realizara en el menor tiempo posible y estuviera disponible de inmediato.

Gracias por su diligencia y esperamos poder hacer negocios con usted y su compañía más adelante.

yrg

Informes Comerciales

Los Informes Comerciales se pueden preparar de distintas maneras.  Esto dependerá del tipo de encuadernado que se desee. 

1. Informe "Top Bound" - es aquel que se encuaderna en la parte superior de la hoja.  Debido a esto, lleva un margen de 2" en la parte superior y 1" en la parte inferior y en ambos extremos.

2. Informe "Left Bound" - es aquel que se encuaderna en el lado izquierdo y lleva un margen de 1.5" y 1" del margen derecho, superior e inferior.

3. Informe "Unbound" - es aquel que no se va a encuadernar, entiendase que lleva un margen de 1" en todo el documento.

A continuación un modelo "Top Bound".

Modelo de un Informe Comercial "Top Bound"

TECNO-MILANMAR, INC.

                                      DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS





                                          INFORME TRIMESTRAL DE LOGROS
                                                                Preparado para:
                                                   Dra. María Guzmán, Presidenta
                                                    Departamento de Contabilidad






                                                                Preparado por:
                                                         Yalixa Rodríguez Ginés
                                                  Departamento de Recursos Humanos
                                                          13 de octubre de 2010





                                                      INFORME DE LOGROS



El Departamento de Relaciones Publicas y Mercadeo presenta el siguiente informe de logros

correspondientes al periodo del 30 de octubre de 2010.

Visitas Promocionales

Durante este periodo se realizaron 45 visitas a escuelas públicas y a escuelas privadas, oficinas de gobierno,

empresas privadas, universidades e institutos del área de Ponce. A través de las visitas promocionales se

logró un aumento en ventas ascendiente a 48%. Durante el próximo periodo se ha programado expandir las

visitas a 50 oficinas e instituciones de pueblos limítrofes. Además, se comenzara a desarrollar las ventas a

través del portal en internet.

Expansión y Nuevos Recursos

A través de un comunicado de prensa se notificó la expansión de las instalaciones y el ofrecimiento de

nuevos servicios en digitalización, fotocopiado digital y a colores en nuestras instalaciones.

Promociones

Durante el mes en curso se enviaron cuatro comunicados de prensa para informar las siguientes actividades:

casa abierta, seminarios y talleres a administradores de oficinas, nuevos servicios de asesoría y anuncios de

nuevas instalaciones.

Se visitaron tres emisoras de radio y se realizaron cinco charlas en los centros comerciales con el fin de

anunciar y promocional los nuevos productos y servicios de la compañía.

Recomendaciones

Se espera un aumento en el volumen de ventas, lo que requerirá de adiestramiento a nuevo personal de

apoyo para cumplir con las expectativas. Se recomienda identificar a estudiantes de tiempo parcial con el fin

de promocionar los productos en sus respectivas instituciones educativas.

¿Qué son los programas de aplicación?

Adjunto una breve definición de los programas de aplicación, para que son y que se puede hacer en cada uno de ellos:

Word
Es un programado de procesamiento de palabras/textos en el cual se pueden preparar los siguientes formularios:
 Cartas
 Memorandos
 Informes
 Tablas (aunque no es su función principal)

PowerPoint
Es un programado para preparar presentaciones en reuniones, convenciones, adiestramientos, entre otros. Se pueden preparar:
 Gráfica
 Videos
 Integración de presentaciones
 Tablas
 Informes
 Seminarios

Excel
Es un programado de hoja de cálculos, excelente para el área de finanzas, en el cual se pueden preparar:
 Presupuestos
 Formulas
 Tablas
 Listado de empleados

Access
Es un programado de base de datos, en el cual se pueden hacer lo siguiente:
 Base de datos para empleados y/o clientes
 Informes “Query”
 Integración de más de una base de datos

Publisher
Es un programado que facilita las publicaciones para crear “stationeries” en los cuales se pueden preparar los siguientes documentos:
 Papel timbrado
 Hojas sueltas “flyers”
 Opúsculo/folletos “brochures”
 Tarjetas de presentaciones
 Postales

A continuación les presento un modelo de cada uno de los programas de aplicación.

Modelo de una presentación en Power Point

Modelo de trabajo en Excel

Modelo de trabajo en Word

Departamento de Transportación y Obras Públicas

13 de Octubre de 2010



Carta Circular Núm. 2010-04

A TODOS LOS EMPLEADOS

ASUNTO: Receso Administrativo 2010-2011

Estimados compañeros:

Durante los pasados años, el Departamento de Transportación y Obras Públicas y sus agencias adscritas, han tomado la decisión de programar recesos administrativos, con el propósito de fomentar la unidad familiar a la vez que se generar economía.

Hemos determinado notificar con anticipación los recesos programados, para que puedan hacer los arreglos pertinentes con sus áreas de trabajo y con sus familiares. Los periodos de recesos administrativos programados para el año 2010-2011 serán los siguientes:

1. Semana Santa del 29 de marzo al 1 de abril de 2010
2. Verano del 28 al 30 de julio de 2010
3. Receso Día del Veterano del 11 al 12 de noviembre de 2010
4. Semana de Acción de Gracias del 22 al 26 de noviembre de 2010
5. Semana de Navidad, Despedida de año y Día de Reyes del 24 de diciembre de 2010 al 7 de enero de 2011

Dichos días serán con cargos al balance de licencia regular acumulado que posea el empleado. Aquellos que no tengan balance suficiente para cubrir los periodos de recesos, le serán adelantados esos días y, posteriormente, recobrados conforme acumulen dicho balance.

Es nuestro compromiso velar porque cada uno de los empleados cuente con el descanso y receso total de su actividad laboral, a la vez que procuramos tomar medidas para mantener la estabilidad financiera de la agencia.

Cordialmente,



Rubén A. Hernández Gregorat
Secretario

yrg

Modelo de trabajo en Publisher

Práctica Profesional

26 de marzo de 2012




Sra. Viviana Vilanova
Gerente de Recursos Humanos
Pharma-Bio Serv
6 Carr. 696
Dorado, PR 00646-3306

Estimada señora Viviana:

Estoy en el proceso de culminar mi bachillerato en Administración de Empresas con concentración en Secretarial Administrativo, en mayo 2012. Para esto, debo hacer una práctica profesional en el área de estudios. La misma me requiere cumplir con unas horas establecidas y tareas variadas.

Por esta razón, deseo expresarle mis más sinceras gracias por la oportunidad de permitirme realizar la práctica profesional en su empresa. Esto me ayudará a cumplir con los requisitos de la clase y estar bajo su supervisión y de la Profesora Molina. Espero que esta experiencia me ayude y sirva para cumplir mi meta, ser una profesional competente y aportar un granito de arena al campo laboral.

Respetuosamente,



Yalixa Rodríguez Ginés
Estudiante

Reflexión Final

Luego de uan larga jornada de estudios, puedo decir que he escalado un escalón más en mi vida personal, que redunda en beneficio y crecimiento profesional.  He sido testigo de mi crecimiento y mejoramiento de manera integral.  Agradezco a todos/as los/as profesores/as que han aportado a que yo haya alcanzado esta meta y crecimiento profesional. 

Hoy puedo reconocer que el conocimiento adquirido me ayudará a ser más competente, mejor profesional  y aportar a las metas y objetivos que se proponga la compañía para la cual laboro.  Ayudar a mis compañero/as de trabajo que asi lo requieran.

En fin, simplemete GRACIAS!

Resume

Yalixa Rodríguez Ginés
Email: rodriguez_yalixa@yahoo.com

Summary of Qualifications:
Over fourteen (14) years of experience in administrative tasks for different industries. Experience includes coordination of training, meetings, travel arrangements, hotel reservations, safety program, and customer service among others. Team work oriented, self motivated and fast learner. Knowledge in Word, Excel, Outlook, Power Point and ACT Premium. Fully bilingual (Spanish/ English), have excellent interpersonal skills and able to work with minimum supervision.

Experience:
Pharma-Bio Serv, Dorado, PR (March 2011-present)
Operations Coordinator/ Pharma Serv Academy
• In charge of training coordinating in/out of clients sites; in/out of PR.
• Schedule all details and logistics for training materials, breaks & lunch.
• Prepare certificates of participation for each student/participant
• Full registration process for each training
• Process payment method
• Prepare training proposals
• Follow up on overdue training bills
• In charge of updating our website for Pharma Serv Academy, facebook page and mass mailing for marketing.
• In charge of all suppliers that provide services to our main office (building) and comply with deadlines
• Coordinate meetings, travel arrangements and hotel reservations, for employees/consultants and executives.
• In charge of company purchase credit card.
• Customer service to insure total satisfaction for future business
• Maintain ACT database for training marketing and business opportunities.

Administrative Assistant (Feb 2005-March2011)
• In charge of answering all incoming calls and distribute to the requested department or individual.
• Support the executive team form our PR Headquarters, US office, Ireland Office and Spain office.
• Schedule business trips, rental cars, airline tickets, hotel reservations, training reservations.
• Maintenance of employee records and personal information as per company employee directory.
• Candidate search, resume formatting and pre-screens for potential candidates.
• Schedule interviews with potential candidates and with customers at pharmaceutical plants.
• In charge of the building organization and logistics (cosmetic appearance, housekeeping, office materials, cleaning materials, among others)
• Mass mailing to all the company associates by regular mail and electronic mail.
• Communication letters, promotions, labeling, payroll stubs and administrative issues with credit cards companies.
• Proposal preparation
• In charge of all the correspondence in/out of the office.

Island Finance, Vega Baja, PR (Jul 2004-Feb 2005)
Administrative Assistant
• Customer Service to every incoming calls or physical visit in the office.
• Cashier
• Phone calls for loan department.
• Maintain a business goal monthly by promoting new loans and customers.
• Knowledge of full internal computer program.

Capitol Transportation, Inc., Guaynabo, PR (Jun 2000-Apr 2004)
Customer Service
• Worked with a Federal Service Contract to all Military Service.
• Customer Services through incoming calls and physical visit of the Military Solder. Full process of importing and exporting private vehicles through all government agencies and police department.
• Filing of all records
• Comply with time frame conditions for the full services as required by Military Contract.

B. Fernandez & Hnos. Bayamon, PR (March–Jun 2000)
Human Resources Clerk & Receptionist
• Temporary contract for three months
• Revise every employee file to put up to date.
• Answer all incoming calls.
• Human Resources support

Island Finance, Vega Baja, PR (Nov 1997–Jun 1999)
Administrative Assistant
• Cashier
• Customer Service and loan promotion
• Full process of loan requested, credit evaluation, employment evaluation, among others. (manually and electronically)

Education
Bachelors in Business Administration Major in Administrative Secretary, Universidad del Este, Ana G. Méndez System, Barceloneta, PR

Skills/ Training:
• Fully Bilingual (Spanish/ English)
• Knowledge in Microsoft Word, Excel, Power Point
• Knowledge in Outlook
• ACT Premium Training (8hrs.)
• HIPAA Certification (8hrs.)

Reflexión y Autobiografía

Saludos, mi nombre es Yalixa Rodríguez Ginés.  Poseo un bachillerato en Administración de Empresas con concentración en Secretarial Administrativo, de la Universidad del Este (Sistema Ana G. Méndez).  

Mi experiencia profesional incluye las áreas de administración, coordinación, viajes, archivos, citas, adiestramientos, entre otras tareas más. Por esta razón, es que en un momento de mi vida decidí viavilizar un grado de bachiller en Secretarial Administrativo para fortalecer mis destrezas y aportar a la compañía, en la cual llevo siete trabajando.

Luego de un tiempo de experiencia, descubro que es lo que me gusta.  Como meta deseo dejar una huella positiva y ser modelo para las personas que deseen seguir la profesión.  Comprendo que el Asistente Administrativo es una persona privilegiada y con un alcance extraordinario de superación.  Esto es precisamente lo que me hace creer y exponer con orgullo la información que verán a continuación.

Portada

Portafolio

Yalixa Rodríguez Ginés

Universidad del Este, Recinto de Barceloneta